Modèle de quittance de loyer

Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ? A quoi ça sert ? Que doit-elle contenir ? Est-elle obligatoire ? Ou trouver des modèles ? On vous dit tout.

Et soudain, votre locataire vous demande… une quittance de loyer ! Oups, qu’est-ce que c’est ? Pas d’inquiétude. La quittance de loyer est tout simplement la preuve du paiement du loyer par le locataire. Il s’agit d’une demande logique de celui-ci car il aura besoin du document pour justifier de son domicile et entreprendre quelques démarches. Pour le propriétaire ou le bailleur, la quittance de loyer peut s’avérer très utile, en cas de litige notamment. Elle n’a rien d’obligatoire sur le plan juridique mais dans les faits, il reste nécessaire pour ne pas dire indispensable. 

Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ? Définition

Si l’on en croit le dictionnaire, le terme de quittance désigne, d’une manière générale, l’attestation écrite du paiement ou du remboursement d'une somme due. A la différence du reçu, la quittance doit contenir quelques mentions spécifiques pour être reconnue comme telle sur le plan juridique. 

La quittance de loyer est transmise par le bailleur (le propriétaire, le mandataire, l’agence…) au locataire lorsque celui-ci a réglé son loyer. Le document atteste que le locataire a bien réglé, intégralement, au bailleur le montant du loyer et des charges. La quittance de loyer pourra être utilisée par le locataire comme justificatif de domicile mais aussi pour ses demandes d’aides financières au logement (APL, etc.).

A quoi ressemble une quittance de loyer ?

La quittance de loyer a une forme relativement libre. Elle peut être manuscrite sur une simple feuille de papier, du moment qu'elle contient quelques éléments obligatoires (les dates, les sommes, les coordonnées des deux parties - voir plus bas). On préférera bien entendu un document imprimé, voire numérisé. Le mode de fonctionnement est à définir entre le bailleur et le locataire.

La quittance de loyer précise le détail des sommes qu’a reçues le bailleur de la part du locataire. On y distingue clairement le loyer et les charges. Le document précise en outre la période concernée par le loyer : on indique la date du premier jour et la date du dernier. Il s’agit généralement du 1er du mois et du dernier jour du même mois. On y trouve également l’adresse du logement concerné par la quittance et un texte formulant que le bailleur a bien reçu du locataire la somme dûe. On n’oublie pas la date d’émission du document et la signature du bailleur.

Une quittance correspond à un loyer. On ne peut pas indiquer plusieurs loyers sur une seule quittance. Dans le cas où un locataire ne paie, pour une raison ou pour une autre, qu’une partie de son loyer, le bailleur doit lui remettre provisoirement un reçu. Lorsque le loyer sera intégralement réglé, le bailleur pourra transmettre une quittance, laquelle annulera juridiquement le reçu.

Les dates de la période de loyer indiquées dans la quittance doivent être incluses dans celles du bail de location. Si pour de quelconques raisons le locataire reste dans le logement au-delà de la fin du bail et qu’il règle malgré tout ses loyers, la quittance de loyer devient une indemnité d’occupation.

La quittance de loyer est-elle obligatoire ?

La quittance de loyer n’est pas un document obligatoire, mais le bailleur est tenu de le fournir à son locataire si celui-ci en fait la demande. L’article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 précise cette obligation du bailleur au locataire qui a formulé la demande. La quittance de loyer est envoyée au locataire immédiatement après son paiement. Toutefois, aucun délai n’est imposé. 

Comment le locataire doit-il demander ses quittances ?

La demande du locataire pour obtenir une quittance peut se faire oralement mais le bailleur peut demander à ce qu’elle soit formulée par écrit. Lorsqu’il aura réglé son premier loyer, le locataire joindra un courrier où sera faite la demande et la forme dans laquelle il souhaite recevoir la quittance (par courrier, par voie électronique, etc.). Il pourra s’inspirer du modèle de courrier proposé par le site de l’Institut national de la consommation.

Comment envoyer la quittance au locataire ?

La quittance doit être remise gratuitement par le bailleur. En aucun cas celui-ci ne peut réclamer le remboursement de ses frais d’envoi ou de gestion. La quittance est par tradition un document papier que l’on envoie par courrier, mais rien n’empêche, si les deux parties sont d’accord, que la quittance soit transmise par voie dématérialisée. Un document PDF envoyé par mail fera donc l’affaire.

Quid de l’appel de loyer ?

Attention de ne pas confondre la quittance de loyer avec l’appel de loyer. La première est consécutive au paiement du loyer alors que la seconde la précède. L’appel de loyer, ou avis d’échéance, peut être envoyé par le bailleur pour informer (ou du moins rappeler) au locataire qu’il devra régler telle somme avant telle date. L’appel de loyer n’a rien d’obligatoire. Il peut être envoyé en même temps que la quittance de loyer du mois échu.

Comment rédiger une quittance de loyer ?

La quittance de loyer est un document qui tient sur une page, voire une demi-page. Son contenu doit être très épuré. Le texte doit aller à l’essentiel. Il sera rédigé dans un français correct et sans faute d’orthographe.

On doit nécessairement y trouver :

• Le montant reçu (détaillé avec distinction entre loyer et charges)

• La période de location concernée (précisée par date de début et date de fin)

• Les nom et prénom du bailleur (ou sa raison sociale s’il s’agit d’une agence)

• Les nom et prénom du locataire

• L’adresse complète du logement

• La date d’émission de la quittance

Dans le cas d’un logement social, la quittance de loyer doit également préciser, si le locataire en bénéficie, du montant de la réduction de loyer de solidarité. 

Pour rédiger la quittance de loyer, nous vous invitons à vous inspirer de cet exemple : 

Par ailleurs, une simple recherche “modèle quittance loyer” sur internet permet de trouver facilement des modèles gratuits de quittance de loyer, à télécharger en PDF, en Word ou en Excel.

Le site du Service Public propose un modèle de quittance de loyer standard en format Word. Nous vous recommandons de le faire tenir sur une seule page en éliminant quelques lignes vides superflues. 

A quoi sert la quittance de loyer ?

Pour le bailleur, la quittance de loyer est le justificatif de paiement. A ce titre, il doit toujours en garder un double et la conserver pendant au moins trois ans après la fin de la location, au même titre que le contrat de location et les états des lieux (d’entrée et de sortie). Un locataire peut en effet contester un paiement durant les trois années qui suivent la fin de la location. Il est donc important pour le bailleur de conserver les éléments de preuve. En outre, les quittances de loyer peuvent être demandées au bailleur par l’administration fiscale.

Pour le locataire, la quittance de loyer est aussi un justificatif de paiement mais sert également de justificatif de domicile au même titre qu’une facture EDF. Le document dûment rempli est notamment accepté par la Sécurité Sociale, la Caisse d’Allocation familiale, Pôle Emploi et la plupart des administrations françaises. Il peut être utilisé par le locataire lorsque celui-ci fait une demande d’aide au logement auprès de la CAF, de la MSA, d’Action Logement et tout autre organisme.

Comme pour le bailleur, il est recommandé au locataire de conserver ses quittances pendant les trois années qui suivent la fin de la location. Elles serviront de preuves en cas de litige, mais surtout, elles pourront dans le futur être fournies aux agences immobilières lors de la recherche d’un nouveau logement. Celles-ci demandent en effet souvent les trois dernières quittances de loyer du précédent logement. Celles-ci servent de preuves que le locataire est à jour dans le paiement de ses loyers. Idem pour les banques dans le cas d’un prêt immobilier : les quittances attestent du sérieux (et de la solvabilité) de la personne.

Ce qu’il faut retenir

En conclusion, bien que les quittances de loyer n’ont juridiquement aucun caractère obligatoire, le bailleur est tenu d’en fournir au locataire lorsque celui-ci en fait la demande. La quittance de loyer est envoyée après chaque paiement complet d’un loyer. Elle précise la somme versée en distinguant loyer et charges. Elle doit être conservée pendant les trois ans qui suivent la fin de la location.